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          檔案綜合管理制度

          信息來源: 本站原創       發布人: 系統管理員       發布時間: 2017-05-18       訪問次數: 12261

              為加強我院檔案工作,提高檔案管理水平,確保各類檔案的完整、安全,充分發揮檔案在各項工作中的作用,根據《檔案法》和有關法律、法規,制訂本制度。
              一、檔案機構及其職責
              1、醫院設綜合檔案室,集中統一管理全院各類檔案。
              2、綜合檔案室隸屬醫院黨政辦公室,配備兼職檔案管理人員。醫院黨政辦公室主任兼任綜合檔案室主任。
              3、綜合檔案室的基本職責是:貫徹執行檔案工作的政策、法規,制訂檔案工作計劃;建立健全檔案工作規章制度,并監督、檢查、指導執行情況;負責各類檔案資料的收集、整理、編目、鑒定、保管、銷毀和統計工作;編輯檔案參考資料,做好提供利用工作。
              4、各科室必須配備一名兼職檔案人員,做好本科室形成文件的收集、整理等工作,并按時向綜合檔案室移交。
              5、檔案工作人員要努力鉆研檔案業務,并認真負責地做好各項檔案業務工作。
              二、檔案立卷歸檔制度
              1、檔案收集范圍。凡醫院黨、政、工、團及各科室在業務工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字材料以及圖表、聲像等材料,均屬收集歸檔范圍,應歸檔的文件材料必須完整、準確、系統,及時向綜合檔案室移交。任何個人不得據為已有或留存各科室。
              2、歸檔時間。文書檔案材料應在次年六月底前完成歸檔工作?蒲、基建檔案應在項目完成后兩個月內歸檔。會計檔案,在會計年度終結后,由財務科保管一年,期滿后于次年六月底前歸檔。照片、錄音帶、錄像帶等聲像檔案一般在活動結束后歸檔。
              3、歸檔職責。文書檔案由醫院黨政辦公室檔案員負責收集整理。各科室業務檔案由科室做好收集整理工作,形成完成案卷后移交檔案室;、設備檔案由項目負責人負責收集相關檔案材料,并整理成卷冊后移交檔案室。會計檔案由院財務人員負責整理好該年度的會計檔案,形成會計檔案目錄,隔年度后向檔案室移交檔案。照片檔案由照片拍攝者收集和篩選歸檔照片,并形成文字說明,做成數據包移交檔案室。
              4、歸檔要求。文件材料歸檔必須按照立卷歸檔的范圍,將歸檔文件材料收集完整齊全。檔案整理應當遵循文件的自然形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,準確劃分保管期限,認真編制各類檔案目錄,便于保管和利用。
              (1)分類清楚,組卷合理。
              (2)案卷標題擬寫完整、準確,卷內文件目錄、備案表和案卷封面填寫齊全、清楚。
              (3)卷內無金屬物,破損文件得到修復,案卷裝訂結實美觀,不影響閱讀。
              (4)案卷按一定的次序系統排列、編號,并編制案卷目錄等檢索工具。
              (5)按《歸檔文件整理規則》整理文件應當符合規定要求。
              5、各科室向檔案室移交檔案,必須填寫移交清單一式兩份,交接雙方簽字蓋章。歸檔科室與檔案室各一份分別保存。
              三、檔案保管制度
              1、檔案日常保管工作由綜合檔案室管理人員負責,切實履行管理職責。
              2、庫房鑰匙由檔案管理人員保管,其他人員未經允許不得進入庫房。
              3、認真做好檔案庫房防潮、防高溫、防光、防塵、防火、防盜、防有害生物(霉菌、蟲、鼠)等工作。
              4、檔案庫房內嚴禁吸煙和堆放易燃、易爆物品,不得堆放雜物,保持整潔衛生。
              5、對檔案進行不定期檢查,發現問題及時報告并采取有效措施。
              6、檔案管理人員調動,應當及時辦理交接手續。
              四、檔案鑒定和銷毀制度
              1、由醫院檔案鑒定小組負責對檔案的鑒定工作。
              2、鑒定小組定期對檔案進行鑒定,依據有關規定,認真審定每一份歸檔材料的保管期限和密級。
              3、綜合檔案室負責日常鑒定工作。在接收各科室檔案時,應對兼職檔案員送交的檔案作認真審定。
              4、對保管期滿的檔案,由綜合檔案室向鑒定小組提出審閱要求,由鑒定小組核準是否銷毀。
              5、對鑒定后需銷毀檔案,由綜合檔案室造具銷毀清冊和報告,經醫院領導批準后方可銷毀。未經鑒定,任何人不得隨意銷毀檔案。
              6、銷毀檔案時,要有兩人以上監銷,監銷人員在銷毀前應認真清點核對,在銷毀清冊上簽章,并將銷毀情況報本院領導,銷毀清冊應列入檔案保存。
              五、檔案統計制度
              1、統計工作由綜合檔案室負責。要定期對檔案和檔案工作的規模、數量、利用進行統計分析,為制定檔案工作計劃和總結提供依據。
              2、檔案統計數據要準確,堅持實事求是,如實反映情況,使統計數據符合客觀事實。
              3、建立統計臺帳,有檔案接收、移出、借閱、利用等方面的登記冊,做好日常登記工作。
              六、檔案利用制度
              1、綜合檔案室主要為本院工作人員提供檔案利用。外單位人員查閱檔案應持介紹信或其他合法證件,經綜合檔案室主任同意,可利用檔案。
              2、利用檔案需辦理登記手續,一般在檔案閱覽室查閱檔案。利用會計檔案以及黨支部會議記錄、醫院班子會議記錄等內部材料需履行相應的審批手續。
              3、利用者要自覺維護檔案的完整與安全,嚴禁有拆卷、撕頁、污損、涂改、圈劃、標注等有損檔案的行為。
              4、歸還借閱的檔案,管理人員要當面檢點無誤方可辦理注銷手續。
              5、利用者應及時向綜合檔案室反饋檔案利用效果情況。
              七、檔案保密制度
              1、綜合檔案室應按規定要求嚴格加強管理,確保檔案的安全。
              2、檔案工作人員應嚴格遵守紀律,不得擅自擴大利用范圍,不得泄露檔案內容。
              3、未經允許,檔案工作人員不得將檔案材料帶到公共場所、家中及外出游覽、探親訪友等,不得將檔案材料外借私人。
              4、復制檔案文件要嚴格把關,對國家機秘文件或不公開文件必須經院領導審批后,按規定辦理。
              5、如發生火災等意外,檔案工作人員要積極組織搶救,并將檔案轉移到安全地點。

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